Elektroniske systemer og arkiv

Birkenes kommune har mange elektroniske fagsystemer (se oversikt i kap. 5.2), og det er både arkivdannende og ikke-arkivdannende fagsystemer.

Fagsystemer som har en godkjent NOARK-løsning oppbevarer og avleverer arkivmaterialet elektronisk.

Dersom fagsystemet ikke er godkjent som NOARK-standard, må arkivverdig innhold avleveres på papir.

Om NOARK

NOARK (forkortelse for NOrsk ARKivstandard) er en norsk standard for dokumentasjonsforvaltning som er utviklet og blir vedlikeholdt av Riksarkivaren.

Mer utfyllende informasjon om NOARK: https://www.arkivverket.no/forvaltning-og-utvikling/regelverk-og-standarder/noark-standarden/introduksjon-til-noark

Fullelektronisk sak-/arkivsystem

Kommunens sak-/arkivsystem WebSak er fullelektronisk og godkjent av Riksarkivet som en komplett Noark 5-løsning, som både kan fungere frittstående som et sak-/arkivsystem og som kan integreres med ett eller flere fagsystemer.

Pr. oktober 2017 har ikke Birkenes kommune NOARK-godkjente fagsystemer.

Det skal være et krav at anskaffelse av fremtidige nye fagsystemer har NOARK 5-kjerne, så sant det ikke ligger tungtveiende grunner som taler mot dette.

De neste kapitlene beskriver roller, ansvar og myndighet i henhold til driftsavtale med KR-IKT.