Birkenes kommune har et helhetlig elektronisk kvalitetssystem (TQM). Dette systemet er under implementering og skal inneholde rutiner og styrende dokumenter som gjenspeiler beste praksis på alle tjenesteområdene. Hovedprosessene på alle tjenesteområdene er beskrevet, arbeid etter kvalitetshjulet danner grunnlaget for kvalitetssystemet. Se fig.

Dette systemet er også kommunens felles hendelsesbehandlingssystem hvor avvik, forbedringer og skade/nestenulykker skal meldes. Saksbehandling knyttet til dette skal arkiveres i WebSak.

Arkivplanen vil ligge som en link i TQM, og kommunens kvalitetssystem vil sikre internkontrollen av arkivplanen ved:

• Avvikssystem for dokumentsenteret
• Rutine for revisjon og restansekontroll av rutinene i arkivplanen
• Risikoanalyser
• Planer for interne revisjoner av arkivtjenesten
• Dokumentsenterets bidrag til ledelsens gjennomgåelse