Birkenes kommune er å regne som ett organ etter arkivforskriften § 1-1. Kommunen har sentralisert arkivtjenesten i henhold til arkivforskriftens § 2-4 og har siden 01.01.2009 benyttet WebSak som fullelektronisk sak-/arkivsystem.
Dokumentsenteret fungerer som journalføringsenhet med ansvar for Birkenes kommunes saksarkiv og tilhørende offentlige postjournal. All journalføring og administrativ behandling skal skje i WebSak, med unntak av en del personsensitive saker som føres i lukkede fagsystemer. Dokumentasjon som journalføres i fagsystemene føres av de enkelte enhetene selv.
Arkivarbeidet i Birkenes kommune bygger på et skille mellom dagligarkiv, fjernarkiv og depot.
a) Elektronisk dagligarkiv i WebSak: Skannede inngående dokumenter oppbevares i 6 mnd før de blir makulert.
b) Bortsettingsarkiv/fjernarkiv: Inneholder papirbasert materiale som ikke lenger er i aktiv bruk.
c) Depot (Aust-Agder museum og arkiv, avd. Kuben): Alle kommunalt skapte arkiver i Aust-Agder skal avleveres til Kuben når det er avsluttet og har gått ut av administrativ bruk.
___________________________________________________________________________________________
Interkommunale samarbeid, interkommunale selskap, aksjeselskap med kommunalt eierskap
En rekke offentlige tjenester for Birkenes kommune er skilt ut som interkommunale samarbeid, interkommunale selskap eller kommunale aksjeselskap. Arkivdanningen ved disse organene faller utenfor kommunens normale ansvarsområde, men av hensyn til fremtidige brukere av arkivmaterialet følger her en oppdatert oversikt over hvilke tjenester dette gjelder i Birkenes kommune:
Interkommunale samarbeid (I henhold til §§ 27 eller 28 i kommuneloven)
Arkivansvaret følger vertskommunen.
- KR-IKT (Kristiansand kommune er arkivansvarlig)
- STRUKTUR1 (Lillesand kommune er arkivansvarlig)
- Felles tekniske tjenester (oppmåling, geodata, eiendomsskatt, landbruk og natur/miljø) for Lillesand og Birkenes kommuner (Birkenes kommune er arkivansvarlig)
- Langemyr skole og ressurssenter (Grimstad kommune er arkivansvarlig)
- Kulturskolen i Birkenes og Lillesand (Birkenes kommune er arkivansvarlig)
- Kemneren i Kristiansandregionen (Kristiansand kommune er arkivansvarlig)
- Barneverntjenesten for Kristiansandsregionen (Kristiansand kommune er arkivansvarlig)
Interkommunale selskap
Separat arkivansvar. Pålagt å føre offentlig journal etter offentleglova § 2.
- Arendal Revisjonsdistrikt IKS
- KBR IKS
- Aust-Agder museum og arkiv (AAma)
- Libir IKS
- Miljøpartner Sør AS (morselskap LIBIR)
Aksjeselskap med kommunalt eierskap
Separat arkivansvar. Pålagt å føre offentlig journal etter offentleglova § 2.
- Agder Energi AS
- Returkraft AS
- Avigo AS
