Ansvarsfordeling

Kommunen:
Kommuneadministrator
• Redigerer saksansvarlig i innstillinger både på elevmappe og skolemappe (melding om endring gis av rektor/virksomhetsleder).
• Oppretter egendefinerte maler og tester disse på testelev før de tas i bruk.

Skole:
Rektor
• Arkiveringsansvarlig.
• Melder om endring av saksbehandler til kommuneadministrator (gjelder også midlertidige endringer).
• Ansvarlig for at saksbehandler er kjent med kommunes rutiner for arkivering mellom Visma FLYT skole og Acos websak.

Skolens arkivar (skolesekretær)
• Utfører arkivering etter kommunens rutiner.
• Vedlikeholde skolens saksnummer årlig.
o Opprette mappe i Websak først. Saksnummer legges deretter inn i VFS (se egen rutine)
• Ansvar for å sjekke arkivlogg. Er dokumentene blitt sendt?
• Ansvar for vedlikeholde saksnummer på elever (standarden er at saksnummer automatisk opprettes av VFS ved første gangs arkivering).

Rutine:
Dokumenter som er lagt til arkivering, overføres automatisk til arkiv på ettermiddag og natt.
Husk: Ikke trykk arkivering av samme dokument to eller flere ganger. Er du i tvil om dokumentet er lagt til arkivering, sjekk arkivloggen (Rapporter>Arkiv).

Elevmappe:
1. trinnelever: mappe i Acos opprettes fra VFS ved å bruke egendefinert mal: Vedtak om skoleplass 1. trinn
Nye elever på andre årstrinn: mappe i Acos opprettes fra VFS ved å bruke egendefinert mal: Opprett elevmappe
Dersom dokumentsenteret får inn dokumenter før elevmappe er opprettet, journalføres disse dokumentene i «samlemappe» per skole. Når elevmappen er opprettet, må journalførte dokumenter i «samlemappen» overflyttes til riktig elevmappe.

Dokumentmaler:
Kommuneadministrator oppretter dokumentmaler.

Tidsfrister for arkivering:
- Flyttemeldinger - fortløpende - legges i elevmappe

- SFO-søknad/endring/oppsigelse/vedtak - fortløpende - automatisk funksjonalitet i elevmappe

- Klasselister - frist er 1. oktober - legges i skolemappe

- Halvårsvurdering - frist er desember - legges i elevmappe

- Hente inn elever 0 klasse - frist er 10. januar - legges i elevmappe (gjelder barnetrinn)

- Lage elevmappe via VFS - frist er 10. januar - legges i elevmappe (gjelder barnetrinn)

- Vedtak om skoleplass 1. trinn - frist er 20. januar - legges i elevmappe (gjelder barnetrinn)

- Terminkarakter - frist er 20. januar - legges i elevmappe (gjelder ungdomstrinn)

- Vitnemål - frist er 27. juni - legges i elevmappe (gjelder ungdomstrinn)

- Halvårsvurderinger - frist er 27. juni - legges i elevmappe

- Protokoll avgangskarakterer - frist er 27. juni - legges i skolemappe (gjelder ungdomstrinn)

- Terminkarakter - frist er 27. juni - legges i elevmappe (gjelder ungdomstrinn)

- Anmerkningsrapport - frist er 27. juni - legges i elevmappe

- Standpunktkarakterer - frist er 27. juni - legges i elevmappe (gjelder ungdomstrinn)

- Fraværsrapport - frist er 27. juni - legges i elevmappe

- Vurderinger uten karakter - frist er 27. juni - legges i elevmappe (gjelder ungdomstrinn)

- Meldingsrapport - frist er 27. juni - legges i elevmappe

- Klasselister - frist er 27. juni - legges i skolemappe

Dokumenter som arkiveres automatisk av systemet:

Skolene trenger ikke foreta seg noe for t dokumentene skal arkiveres i Acos WebSak

- SFO-søknad/endring/oppsigelse/vedtak

- Permisjonssøknad og vedtak

- Samtykke (ulike typer)

- Varsler om manglende vurderingsgrunnlag/nedsatt karakter i orden og oppførsel

Avslutte elevmapper:

Elever går ut av 10. trinn - elevmappen i Acos WebSak skal avsluttes i oktober

Elever som slutter - før mappen avsluttes mø følgende arkiveres:

Anmerkningsrapport, flyttemelding, fraværsrapport, terminkarakter, standpunkt, vitnemål, vurderinger uten karakter, meldingsrapport

Hvordan arkivere:
• Søk opp gruppe
• Åpne ønsket gruppe (dobbeltklikk på gruppa)
• Velg type dokumenter som skal arkiveres (fravær/anmerkninger/vurdering/karakterer/klasselister)
o Fravær:
▪ Detaljer
▪ Hele året
▪ En elev per side
▪ Skriv ut
▪ Send til arkiv – OK
o Anmerkninger
▪ Detaljer
▪ Hele året
▪ En elev per side
▪ Skriv ut
▪ Send til arkiv – OK
o Vurdering (NB: VIKTIG å høre med rektor om deres skole skal overføre vurderinger fra VFS til Acos. Enkelte skoler skriver ikke vurderingene på en slik måte at de skal arkiveres i elevmappen)
▪ Velg ønsket termin
▪ Send til arkiv – OK
o Terminkarakterer
▪ Velg ønsket termin
▪ Velg alle
▪ Karakterkort per elev
▪ Skriv ut
▪ Inkluder «Vist foresatte»
▪ Send til arkiv – OK
o Vitnemål
▪ Velg ønsket termin
▪ Velg alle
▪ Vitnemål
▪ Skriv ut
▪ Er det riktig navn på rektor? Det skal være navn på den rektoren som var rektor da eleven gikk ut av 10. trinn.
▪ Send til arkiv – OK
o Protokoll Avgangskarakterer
▪ Denne finner du under karakterer.
▪ Klikk på Protokoll Avgangskar.
▪ Send til arkiv – OK
o Klasselister
▪ Velg alle
▪ Gruppeoversikt
▪ Skriv ut
▪ Send til arkiv
▪ Skriv ut
• Flyttemeldinger arkiveres ved å merke av for at flyttemeldingen skal sendes til arkiv når flyttemeldingen opprettes.