Etter arkivforskriftens § 4 - 1 er alle lokaler hvor man oppbevarer arkivmateriale over lengre tid å betrakte som arkivlokaler. Fjernarkiv (eller bortsettingsarkiv) er i denne sammenhengen å forstå som arkivlokaler hvor arkivmateriale som er skilt ut fra kommunens dagligarkiv fordi det ikke lenger er en del av saksbehandlingen, blir oppbevart. Materialet skal oppbevares i lokaler godkjent til dette formålet jf. arkivforskriftens § 4-1, og de skal gi arkivmaterialet vern mot vann, fukt, brann, klima, innbrudd og annet skadeverk før det avleveres til depot.