Arkivplanen skal sikre at Birkenes kommune ivaretar sitt arkivansvar etter arkivlovens §6:

«Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.»

Formålet med arkivplanen er kvalitetssikring av arkiv- og dokumentforvaltningen i Birkenes kommune. 

Planen er inndelt i fem hovedkapitler:

•   Organisering og ansvar
•   Lover/forskrifter/regelverk
•   Rutiner (for arkivtjenesten, saksbehandlere, journalføring i  sak-/arkivsystem og fagsystemer, papirarkiv og elektronisk arkiv m.m.)
•   Fjernarkiv og depot
•   Oversikt over arkivserier/arkivdeler og elektroniske systemer

Arkivplanen skal være retningsgivende for kommunens dokumenthåndtering og alt arkivarbeid. Alle arkivmedarbeidere, ledere og saksbehandlere i kommunen er forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold og følge de retningslinjer som planen inneholder.

Planen vil fortløpende bli oppdatert ved endringer.

Arkivplanen er vedtatt av rådmannens ledergruppe i møte 16.10.2017.