| Formål med beskrivelsen: Beskrive hvordan forsendelser med SvarUt fungerer, og hvem som har ansvar for å følge opp ved evt. feil med forsendelser.
Om SvarUt:SvarUt er KS sin løsning for sikker sending av digital post til personer og firma/organisasjoner. Forsendelser med SvarUt er knyttet opp mot personnummer fra folkeregisteret og organisasjonsnummer fra foretaksregisteret, og lesing av digital post sendt med SvarUt krever innlogging via alltinn.no eller digipost/e-boks. Private kan reservere seg mot digital post. Firma og organisasjoner kan ikke reservere seg mot digital post. SvarUt blir brukt som digital forsendelse fra flere av fagsystemene som kommunen bruker.
| Oppgave/tiltak:
|
Hvem:
|
| Fra alle fagsystem der det er mulig, skal forsendelse av post helst skje digitalt, med SvarUt
|
Saksbehandler
|
| For at forsendelser skal bli sendt som digital post med SvarUt, må nødvendige opplysninger være registrert på forsendelsen.
|
Saksbehandler
|
| Til privatpersoner: Søkes opp i Fix Folkeregister. Personnummer, og fullstendig adresse. Til firma/organisasjoner: Søkes opp i Enhetsregisteret. Organisasjonsnummer og fullstendig adresse. Dersom personnummer/organisasjonsnummer ikke benyttes, kan ikke forsendelsen sendes digitalt.
|
Saksbehandler
|
| Følgende blir sjekket i SvarUt-løsningen ved digital forsendelse: Sjekk mot reservasjonsregisteret: Dersom en person har reservert seg mot å motta digital post, blir forsendelsen sendt direkte til print. KS har avtaler om printtjenester. For privatpersoner som har valgt digipost eller e-boks, er posten ansett som levert når den er ekspedert, og mottaker er varslet. For privatpersoner som har valgt alltinn, eller som ikke har valgt digital postkasse, går posten til alltinn. Dersom posten ikke er lest i løpet av fastsatt tid blir forsendelsen sendt til print. For firma/organisasjoner går posten til alltinn, Dersom posten ikke er lest i løpet av fastsatt tid (40 timer/2 dager) blir forsendelsen automatisk sendt til print.
|
SvarUt
|
| Digitale forsendelser kan feile dersom opplysninger om mottaker mangler. Feilkilder må sjekkes. Mulige årsaker til feil i forsendelse: Personnummer mangler (gjelder privatpersoner). Organisasjonsnummer mangler (gjelder firma/organisasjoner). Adresse mangler. Ved direkte oppslag i folkeregister/foretaksregisteret, blir registrerte adresser automatisk hentet.
|
Saksbehandler
|
| Forsendelsen kan bli sendt via SvarUt-løsningen selv om personnummer/organisasjonsnummer mangler. I slike tilfeller må det være registrert fullstendig adresse på mottaker, dvs. gateadresse, postnr. og poststed. Forsendelen går automatisk til print. Forsendelser kan også sendes til andre nordiske land. Fullstendig adresse må være registrert, og med riktig landkode.
|
SvarUt
|
| Dersom forsendelsen går til print, blir forsendelsen sendt til folkeregistrert adresse til privatpersoner og adresse registrert i enhetsregisteret til firma/organisasjoner.
|
SvarUt
|
| Feilede forsendelser: Elements Cloud: Melding om feilet forsendelse går til saksbehandler og postmottak. Saksbehandler kan sjekke forsendelsestatus i saksystemet. Andre fagsystem: Melding om feilet forsendelse går til postmottak.
|
SvarUt Saksbehandler/fellestjenester/arkivansvarlig Fellestjenester/arkivtjeneste
|
| Innlogging på KS SvarUt-løsningen for evt. videre oppfølging av feilede forsendelser
|
Kontaktperson KSFiks/SvarUT/ superbrukere Elements Cloud/fellestjenester/arkivansvarlig
|
SvarINN:
Formål:
Beskrive hvordan forsendelser med SvarInn fungerer.
Om:
SvarInn er KS sin løsning for sikker digital post fra firma/organisasjoner inn til kommunen.
Forsendelser med SvarInn er knyttet til organisasjonsnummer fra enhetsregisteret.
Oppgave/tiltak:
SvarInn blir brukt som digital forsendelse (mottak) til flere fagsystemer som kommunen bruker.
Til alle fagsystem der det er mulig, kan forsendelse av digital post bli mottatt i SvarInn. Ansvar: Avsender.
For at forsendelser skal bli mottatt som digital post i SvarInn, må nødvendige opplysninger, dvs. organisasjonsnummer til mottaker, være registrert i forsendelsen. Ansvar: Avsender.
SvarInn er satt opp slik at forsendelser til Inderøy kommunes organisasjonsnummer (hovednummer) leses inn i sak- og arkivløsning, og legges til fordelingssaken Svar-Inn. Ansvar: Fellestjenester/arkiv/postmottak.
|
