1.Innledning

1.1 Formål

Formålet med denne veiledningen å etablere felles rutiner for arkivering av personalsaker i kommunene.

1.2 Definisjoner

Personalsak: Fellesbetegnelse på korrespondanse og andre dokumenter som vedrører virksomhetens forhold til den enkelte ansatte; arkiveres dels i personalmappene, dels i sakarkivet.

Personalmappe: Mapper på den enkelte ansatte, inneholder saker som angår den enkelte arbeidstaker og dennes tjenesteforhold.

Sakarkiv: Arkivsaker ordnet etter emne i henhold til kommunens arkivnøkkel.

Arkiv: Arkiv er dokumenter som blir til som ledd i en virksomhets arbeid og som oppbevares som en del av virksomhetens informasjonsressurser (lov om arkiv av 4. desember 1992 § 2).

Dokument: Logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium.

I felles ARKIV – opprettes egen arkivdel for personalsaker:

Benevnelse:Personalarkiv

Kortkode:Pers

KlasseringPersonnummer – 11 siffer- Etternavn - fornavn

Gjelder:Fast ansatte og vikariater / engasjementer

Kommunalt ansatte -inkludert pedagogisk personale

GraderingskodeP

Kun personalansvarlige ved enhetene, ansatte ved organisasjonsenheten og dokumentsenteret får tilgang til graderte dokumenter med kode P.Med unntak på enheter hvor sekretærer har ansvar for personalsaker.

1.3 Forholdet mellom personalmapper og sakarkiv

Korrespondanse og andre dokumenter vedrørende de ansatte arkiveres dels i personalmappene, dels i sakarkivet.

2 PERSONALMAPPER

Dokumenter som angår den enkelte arbeidstaker og dennes tjenesteforhold arkiveres i vedkommendes personalmappe.

Personalmappene ordnes etter fødselsnummer, 11 siffer – etternavn, fornavn

Kommentar: navnet og klasseringskode skjermes i saker unntatt off.

Enhetene kan om de ønsker det opparbeide seg sitt egen arbeidsarkiv (skyggearkiv).

Det er det sentrale elektroniske arkivet som skal inneholde alle juridiske dokumenter vedr tjenesteforholdet for begge kommunene.Enhetene må sørge for at dokument opplistet nedenfor blir arkivert i det sentrale personalarkivet.

2.1 Dokumenter som skal bevares for alltid

·Kopi av underskrevet ansettelsesbrev

·Søknad med CV, attester og vitnemål

·Underskrevet arbeidsavtale med eventuelle fornyelser ( engasjement)

·Taushetserklæring

·Fastsetting av ansiennitet og lønn

·Enkeltvedtak om lønnsopprykk, særtillegg og lignende

·Saker om lengre permisjoner (over 3 mnd)

·Skriftlige advarsler / disiplinærtiltak

·Oppsigelse/avskjedigelse

·Attføringsvedtak

·Hederstegn / utmerkelser

·Dokumentasjon etterutdanning, kompetansegivende kurs/opplæring

·Div. korrespondanse til og fra den ansatte som berører arbeidsforholdet

·Individuelle oppfølgingsplaner/avtaler aktiv sykemelding

·Attest / sluttattest / tjenestebevis

·Dokumenter vedrørende pensjonsforhold

·Yrkesskadeskjema

·Særskilte avtaler i arbeidsforholdet

2.2 Dokumenter som kan kasseres

• Regnskapsmateriale kan kasseres 10 år etter regnskapsårets slutt (jf. regnskapsloven av 1998 nr 56 § 2-7):
• sykemeldinger og korrespondanse vedrørende disse
• korrespondanse vedrørende deltakelse på kurs og seminarer
• korrespondanse vedrørende ulike godtgjørelser (for eksempel tjenestereiser, reiseforskudd og lignende)
• permisjoner uten ansiennitetstap (3 mnd)
• fravær
• stipendier
• ferier
• utbetalinger vedrørende personalutvikling
• lønnsutbetaling, lønnstrekk, o.l.
• arbeidsmarkedstiltak

Materiale som kan kasseres 5 år etter utgangen av vedkommende regnskapsår (jf. Regnskapsdirektørens sirkulære nr. 3/1983)

• underbilag, f.eks. akkordsedler, timesedler, stemplingskort, målesedler, lønningskort, materialsedler

Materiale som kan kasseres så snart det anses forsvarlig ut fra saksbehandlingen:

• skattekort
• gjenparter av rutinemessige meldinger til pensjonskasse, trygdekontor, etc

AKAN – reguleres i egne rutiner.

2.4 Disiplinærsaker/tjenestepåtaler

Disiplinærsaker skal arkiveres både i personalmappen og i sakarkivet (se pkt. 3.1). Skriftlige tjenestepåtaler i personalmappen skal makuleres tre år etter at saken er avsluttet. I de tilfeller den ansatte må fratre sin stilling på grunn av disiplinærsaken, skal imidlertid dokumentene bevares i personalmappen. Tilsvarende dokumenter i sakarkivet skal ikke kasseres.

3 PERSONALSAKER I SAKARKIV

Saker av prinsipiell art, ansettelsessaker og saker som gjelder grupper av arbeidstakere arkivlegges i sakarkivet.

3.1 Prinsipielle saker

Saker av prinsipiell, presedens skapende art arkiveres i sakarkivet. Henvisning eller kopi av saken legges i personalmappen. Eksempel på slike saker er saker vedrørende yrkesskade, disiplinære forhold/skriftlige tjenestepåtaler og saker som avsluttes ved rettslig behandling. Disiplinærsaker skal arkiveres både i personalmappen og i sakarkivet (se pkt. 2.4).

Prinsipielle saker skal bevares for ettertiden.

3.2 Ansettelsessaker

Ansettelsessaker arkiveres i sakarkivet. Disse overføres automatisk fra fagmodul til sak-arkivsystemet.Ved unntak hvor ikke rekrutteringsmodul er brukt, føres dette manuelt.

Følgende dokumenter overføres fra Unique rekruttering:

1. utlyst annonse (1. dok. i ansettelsessaken)

2. søkerlister

3. vedtak ved lokal tilsetting / sentral tilsetting

4 stillingstilbud, (tar stilling eller ikke tar stilling)

5. Underskrevet arbeidsavtale + taushetserklæring (siste dok. i saken)

JOURNALFØRING:

SAKSTITTEL PERSONALMAPPE – NAVN

JOURNALPOST: TITTEL MÅ VURDERES SKJERMET !!!

Første dokument i personalmappa blir:

1. Underskrevet arbeidsavtale

Taushetserklæring journalføres på personalmappe

For nytilsatte opprettes nyPersonalmappe (ny sakID)

Enhetsleder skal stå som saksansvarlig.

Sakstittel skal være:Personalmappe – fornavn, etternavn.

Tidligere ansatte med nye arbeidsavtaler legges på tidligere opprettet personalmappe

Underskrevet kontrakt/utvidet stilling går til saksbehandler.Restansen avskrives av saksbeh.

2. Søknaden til den som blir ansatt + attester m.v. skannes på personalmappa i en journalpost.

Vedlegg etterspørres digital fra søker.

Våren2008 integreres ephorte/Unique Rekruttering, slik at CV og søkerliste overføres frarekrutteringsmodulen

(Ansettelsessaker skal bevares, mens søknadene kan kasseres etter fem år. Søknad fra den som har tiltrådt stillingen, samt alle søknader på ledende stillinger skal ikke kasseres, jf. Riksarkivets retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv.)

3.3 Grupper av arbeidstakere

Saker vedrørende grupper av arbeidstakere skal arkiveres i saksarkivet.

Eksempler på saker som gjelder grupper av arbeidstakere kan være generelle saker vedrørende personskadeforsikring, opplæring eller arbeidsmiljø eller rundskriv fra virksomheten som sendes til alle ansatte.

4 JOURNALFØRING

Virksomhetene i kommunene skal føre journal over alle dokumenter som etter offentlighetsloven §§ 2 og 3 må regnes som saksdokument for virksomheten, dersom de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Det vil si at all korrespondanse i personalsaker skal journalføres i felles postjournal, uavhengig av om dokumentene skal arkiveres i sakarkiv eller personalmapper.

Unntatt fra journalføring er korrespondanse som kun dokumenterer avtalefestede rettigheter. Som eksempel kan nevnes søknad om fødselspermisjon, innsendte sykemeldinger og reiseregninger.

5 OPPBEVARING OG INNSYN

Personalmapper ute på enhetene bør låses ned når disse ikke er i bruk. Man skal påse at opplysninger og saksdokumenter ikke gjøres tilgjengelig for uvedkommende. Som en hovedregel skal virksomhetene påse at ingen ansatte har tilgang til andre opplysninger enn dem de har saklig behov for i sitt arbeid og at arkivinformasjon ikke utleveres i strid med gjeldende taushetspliktregler.

Den enkelte ansatte har innsynsrett i dokumenter som gjelder en selv.

6 BORTSETTING OG PERIODISERING

Personalmapper til fratrådt personale skilles ut og settes bort i ordnet stand hvert år. Materiale som tillates kassert tidligere enn det øvrige innhold i mappene må skilles ut. Det må innføres rutiner som sikrer at dette skjer på en forsvarlig måte.

7 AVLEVERING

Personalmapper (skyggearkiv) ved enhetene avleveres til arkivet etter at alt innhold med begrenset bevaringsplikt er kassert. Personalmapper i virksomheter som avvikles eller omorganiseres skal som hovedregel avleveres til arkivet i avviklingsperioden eller umiddelbart etterpå (se pkt. 9) for å sikre at all dokumentasjon er arkivert i sentralt elektronisk personalarkiv.